WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI

A. WEWENANG

1) Pengertian Wewenang

Wewenag adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.

Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu :

1. Teori formal

Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.

2. Teori penerimaan

Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

Kekuasan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

2) Wewenang Lini dan Staf

Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.

Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran pelayanan kepada fungsi lini.

Ada dua tipe staf, yaitu :

1. Staf pribadi (Personal staf)

Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.

2. Staf spesialis

Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.

B. DELEGASI

1) Pengertian Delegasi

Delegasi adalah pemberian otorisasi atau kekuasaan formal dan tanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

Alasan perlunya pendelegasian, yaitu :

a. Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap tugas sendiri

b. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien

c. Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting

d. Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan

Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah

a. Prinsip Skalar

Menyatakan harus ada garis otorisasi yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk mengetahui :

v Kepada siapa dia dapat mendelegasikan

v Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya

v Kepada siapa dia bertanggungjawab

Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari :

v Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya

v Overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang

v Spilts, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi

b. Prinsip Kesatuan Perintah (unity of command)

Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alas an banyaknya tugas dari atasan lain.

c. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas

Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa :

v Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien

v Masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif

v Akuntabilitas penerimaan tanggung jawab dan wewenang

Ada 4 kegiatan ketika delegasi dilakukan :

1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan

2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas

3. Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab

4. Pendelegasian menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai

Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu :

a) Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggungjawab dari tingkatan manajer yang tinggi

b) Memberikan keputusan yang lebih baik

c) Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan

d) Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaiana dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif

Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu :

* Keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah :

a) Perasaan tidak aman

b) Ketidak mampuan manajer

c) Ketidak percayaan kepada bawahan

d) Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas

* Keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah :

a) Perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko

b) Bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan

c) Bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan

d) Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar

Louis allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif :

1. Tetapkan tujuan

2. Tegaskan tanggungjawab dan wewenang

3. Berikan motivasi kepada bawahan

4. Meminta penyelesaian kerja

5. Berikan latihan

6. Adakan pengawasan yang memadai

C. DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah konsep yang luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang kebawah, divisi-divisi, cabang-cabang atau satuan-satuan organisasi yang lebih rendah.

Factor-faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi :

1. Filsafat manajemen

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi

3. Strategi dan lingkungan organisasi

4. Penyebaran geografis organisasi

5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif

6. Kualitas manajer

7. Keanekaragaman produk dan jasa

Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya